Як автоматизувати бізнес-процеси в 2023 році?

Загублені документи, неефективна взаємодія з клієнтами, помилки при виконанні рутинних завдань — проблеми, які перешкоджають розвитку багатьох компаній. До того ж за подібні невдачі та зупинки доведеться платити не тільки грошима, а й часом та репутацією. Уникнути цих проблем та оптимізувати роботу компанії допоможе автоматизація бізнес процесів. У статті розкажемо про системи оптимізації та як використати їх на користь свого бізнесу.

Що таке системи автоматизації бізнес процесами?

Автоматизація бізнес процесів перетворює ручну працю в автоматичну, та внаслідок цього, пришвидшує досягнення бізнес-цілей, допомагає збільшити прибутки та оптимізувати роботу підприємства. 

За допомогою подібних систем ви зможете:

• делегувати рутинні операції, що знижує кількість людських помилок та мінімізує збитки;
• вести структуровану базу даних;
• підготувати ефективне планування ресурсів підприємства;
• вдосконалити менеджмент управління бізнесом;
• виділити більше часу на творчі, креативні задачі;
• управляти всіма етапами від заявки на товар/послугу до відправки замовнику;
• контролювати діяльність працівників;
• оптимізувати операційні та фінансові частини, налагодити їх звітність;
• зменшити витрати і підвищити ефективність підприємства.

Оптимізація бізнеса корисна для бухгалтерського обліку, продажів, закупівлі, виробництва, документообігу, відносин з персоналом, споживачами та партнерами, HR, маркетингу. Автоматизація впливає на безперервне вдосконалення компанії та підвищення окупності інвестицій.

Види сервісів для автоматизації і оптимізації бізнес-процесів компанії

Перед тим, як впроваджувати системи управління бізнесом, потрібно проаналізувати компанію, визначити процеси, які потребують змін або де трапляються помилки і розробляти програму під конкретні задачі.

Існують готові та індивідуальні сервіси автоматизації і оптимізації бізнес процесів компанії. До шаблонних рішень належать:

• Zapier — автоматизація рутинних завдань, дозволяє інтегрувати різні додатки, щоб сформувати автоматизовані робочі процеси.
• Salesforce — CRM-система з функціями управління клієнтами та продажами, ведення аналітики.
• Trello —  можна керувати проектами, створювати дошки, розподіляти їх між спеціалістами та перевіряти стадію виконання.
• Google Analytics — безплатний сервіс вебаналітики, який дозволяє вивчати поведінку користувачів на вашому сайті та аналізувати результати маркетингових кампаній.

Проте готові сервіси не завжди підходять. Вони мають обмежений функціонал, може знадобитися одразу декілька програм для різних процесів або ще гірше - ви будете “ломати” налагоджену логіку роботи, щоб застосувати готовий алгоритм. В результаті у вас будуть зайві витрати часу і фінансів.

Якщо ж розумієте, що ваш бізнес специфічний, потребує унікальний рішень та не бажаєте змінювати побудовану логіку, то найоптимальніший варіант — створити індивідуальну програму. Вона вирішить проблеми та автоматизує процеси, потрібні саме вашому бізнесу.

Наприклад, наша команда з 2012 року автоматизацією бізнес процесів на підприємстві для BlueTrack. Це американська компанія, яка займається виготовленням сувенірної, рекламної, витратної продукції для різних сфер діяльності. Golden Team розробила систему, яка допомагає ефективно вести повний бізнес-цикл: від заявки до отримання виробу клієнтом. В результаті BlueTrack отримав програму, яка удосконалює бізнес-процеси на всіх рівнях. А саме:

• автоматизує виробництво,
• полегшує комунікацію із замовниками та всередині команди;
• допомагає зберігати та передавати інформацію про продукцію, етапи виготовлення, статус замовлення і т.п;
• оптимізує звітність та фінансову частину;
• організовує контроль робітників.

Завдяки впровадженню унікальних цифрових технологій в бізнесі компанія має такі результати.

1. Клієнти легко та швидко оформлюють замовлення, у спеціальній формі вказують всі побажання по виробу, які одразу передаються менеджеру.
2. Повна автоматизація виробництва та зручна система його контролю. В нашій програмі спеціаліст формує замовлення на виробництво.
3. Працівники легко обмінюються інформацією та зручно налаштовують етапи виготовлення. 
4. Система допомогла виявити малоефективних менеджерів, і як наслідок прибрати витрати на оплату їх праці.
5. Власники масштабували існуючий проект та відкрили ще один паралельний бізнес.

Окрім автоматизації робочих процесів для BlueTrack ми також розробили бексистему для внутрішнього користування та вебсайт для клієнтів. За весь час роботи допомогли розвинути їм ще два бізнес-напрямки, продовжуємо системну підтримку та інтеграцію сучасних оновлень. 

Переваги та недоліки автоматичного управління бізнесом

Наразі всі компанії починають діджиталізуватись. За даними опитування Global Human Capital Trends у 2019 році 41% активно впроваджувати автоматизацію та штучні інтелекти у власних проектах. З опитаних людей 62% зазначили, що використовують low code системи для скорочення транзакційної роботи та заміни рутинних завдань, 47% – доповнюють звичні інструменти роботи новими для підвищення продуктивності, а 36% – «переосмислюють роботу». Складається враження, що у автоматизації є лише переваги, проте давайте детальніше розберемось у цьому питанні.

Переваги

Підвищення продуктивності та ефективність роботи бізнесу - беззапечерні плюси використання готових чи індивідуальних рішень. Проте є й інші:

• краща якість продукції/надання послуги;
• прозорість та швидкість управління;
• точний аналіз даних;
• збільшення прибутку компанії;
• захист від кібератак або нелегального доступу;
• зменшення затрат;
• вища конкурентоспроможність.

Впроваджуючи індивідуальні системи ви також отримуєте персональні переваги, які будуть важливі саме для вашого бізнесу, наприклад, контроль роботи команди та отримання звітів про ефективність кожного менеджера, як було у BlueTrack.

Недоліки

Щодо переваг все зрозуміло, але не можу бути все ідеально. Деякі підприємці можуть вважати наступні пункти мінусами, тому маєте одразу про них сказати:

• витрати на спеціальне програмне забезпечення та обладнання, але це часто разові інвестиції, які потім працюють на вас;
• необхідність у висококваліфікованих спеціалістах, для вашого спокою ми можемо надати власного розробника для супроводу або навчити вашого учасника команди;
• відсутність людського фактора та гнучкості: важливо вчасно адаптуватися під зміни ринку, вимоги клієнта та розв'язувати непередбачувані проблеми.

Ці моменти не є 100% мінусами, бо їх можна швидко вирішити, якщо у вас буде такий запит. Тому перед початком ми зустрічаємось з клієнтами онлайн, спілкуємось, обговорюємо всі варіанти співпраці та знаходимо найкраще рішення.

Розробка програмного забезпечення під бізнес

Кожна фірма — унікальна, під час її розвитку з’являються інноваційні рішення у виробництві, наданні послуг, комунікації з командою та споживачем. При її масштабуванні, автоматизація — є необхідністю. Готові системи не завжди адаптуються під процеси фірми. Найкращий вихід — розробка індивідуального програмного забезпечення. Ви будете впевненими, що програма працює на ваші цілі, оптимізує конкретні процеси та сприяє росту ефективності.

Розробка програмного забезпечення проводиться у кілька етапів:

• аналіз компанії та виявлення бізнес-процесів, які необхідно автоматизувати;
• аналіз вимог: які функції потрібно додати, які технології використовувати, які завдання має вирішувати;
• розробка програмного забезпечення;
• тестування: чи відповідає програма вимогам та чи працює правильно;
• випуск в експлуатацію;
• підтримка роботи та додавання оновлень.

Щоб тримати конкурентоспроможну позицію на ринку, бізнес має постійно вдосконалюватися та “йти в ногу” з розвитком технологій. Розпочати автоматизацію вашого бізнесу варто вже зараз. Спеціалісти Golden Team проаналізують роботу фірми, підкажуть, які процеси потрібно покращити та розроблять систему автоматизації для вашого бізнесу. Залишайте заявку для безкоштовної консультації. Ми зв’яжемося з вами та запропонуємо ефективне рішення для розробки системи автоматизації під ваш бізнес.