Готові vs індивідуальні рішення для автоматизації бізнес-процесів – що ефективніше для бізнесу?

Сьогодні оптимізація процесів компанії є обов'язковою умовою збереження конкурентоспроможності та зростання. У статті "Як автоматизувати бізнес-процеси в 2023 році" ми вже розповідали, що таке автоматизація, які вона має переваги та про види цих систем. Але який підхід обрати, що ефективніше для компанії: створювати програму на замовлення чи купувати готове рішення? Обидва варіанти мають свої плюси й мінуси, але кожен з них застосовується для задоволення індивідуальних потреб та досягнення конкретних цілей. Розгляньмо ці підходи детальніше і це допоможе зробити оптимальний вибір для розвитку вашої компанії.

Готові програми для автоматизації бізнесу

На ринку є багато сервісів автоматизації й оптимізації бізнес-процесів компанії, таких як SendPulse, Trello, Google Analytics, Zapier, Salesforce, Microsoft Power Automate та інші. Кожен з них пропонує свій набір можливостей для виконання задач, іноді доволі вузьких. Наприклад, автоматизацію рутинних завдань та інтеграцію різних додатків або функції управління клієнтами й продажами, ведення аналітики.

Має сенс розглянути готову систему, якщо вам необхідно терміново її впровадити – ви заощадите час на розробку, почнете використовувати програму та отримувати вигоду практично одразу після купівлі. Також цього варіанту буде достатньо, якщо компанія не потребує унікальних та складних функцій. Переваги придбання сервісу автоматизації:

• готові набори функцій дозволяють швидко налаштовувати параметри та інтеграцію з іншими системами, додавати модулі;

• низькі витрати – це особливо актуально, якщо бюджет на розробку програми дуже обмежений;
• перевірене рішення, яке вже ретельно протестовано іншими користувачами й не раз вдосконалено, продемонструвало свою ефективність.

Попри привабливу низьку вартість та швидкість впровадження, готові сервіси не завжди підходять. Вони мають свої мінуси, які все ж можуть призвести до високих витрат часу, фінансів і нервів як не на розробку, то на інше. Недоліки цього підходу:

• готовий алгоритм може не відповідати процесам та логіці роботи компанії, тож ви будете змушені або перебудовувати свої процеси, або вдаватись до додаткового програмного налаштування для адаптації готового рішення до вашої схеми роботи;
• невідповідність потребам компанії – обмежений функціонал, відсутність можливості кастомізації та інтеграції для задоволення унікальних вимог; це вимагатиме додаткових модифікацій або використання паралельно декількох програм для різних процесів;

• залежність від постачальника – якщо він якоїсь миті не зможе або не захоче продовжувати розвивати й підтримувати продукт, компанія опиниться в скрутному становищі;
• високі витрати на ліцензування, особливо, якщо компанія планує використовувати продукт на кількох робочих станціях або для великої кількості користувачів.

Якщо вас не влаштовують ці недоліки – пропонуємо розглянути розробку власної програми з нуля.

Індивідуальні рішення для автоматизації бізнес-процесів

Підхід полягає в тому, що бізнес замовляє розробку програмного забезпечення з нуля в ІТ-компанії. У яких випадках потрібно створювати систему на замовлення? Коли компанія має унікальні бізнес-потреби, перелік вимог, специфіку галузі, цілі, які не можуть бути задоволені й досягнуті готовими рішеннями на ринку. Так бізнес отримає продукт, повністю пристосований до нього.

Індивідуальне програмне рішення для автоматизації надає більшу конкурентну перевагу та сприяє залученню нових клієнтів – бо забезпечує більш ефективний та інноваційний функціонал, цікавий і неординарний користувацький досвід, вдосконалені процеси. Переваги власної системи автоматизації бізнес-процесів:

• гнучкість – замовник може вносити зміни та розширення як в ході розробки, так і під час наступного періоду підтримки та обслуговування;
• система легко масштабується в міру зростання бізнесу;
• можливість повної та легкої інтеграції з іншими програмами компанії;

• високий рівень безпеки з використанням передових методів;
• володіння правом на інтелектуальну власність і незалежність від сторонніх постачальників дає компанії контроль над продуктом, можливість розвивати та монетизувати його, будувати довгострокові стратегії;

• оптимізація та інтеграція всіх без винятку бізнес-процесів, а не лише окремих їх груп.

Агенція Golden Team спеціалізується на створенні саме таких кастомізованих систем автоматизації з нуля. Це мультимодульні, складні та унікальні рішення для організації роботи, які неможливо реалізувати за допомогою готових сервісів, наприклад:

• Платформа для клієнта з Англії, яка дозволяє різним бізнесам ефективно розв'язувати масштабні задачі логістики сировини та продукції, управління складами. Система будує оптимальні маршрути для сотні необхідних доставлень щодня, автоматизує облік тисяч найменувань товарів на безлічі складів, дозволяє контролювати водіїв у реальному часі. Все це заощаджує багато коштів компанії, вберігає від помилок, робить простим і прозорим дуже складний процес роботи.
• Платформа з продажу послуг спортзалів, на якій ми повністю автоматизували планування їх бізнесу та керування роботою. Заклади ведуть облік персоналу та кожного проведеного тренування, зручно організовують онлайн-записи, формують групи заздалегідь та приймають оплати. Нам вдалось втілили складний алгоритм у зручну та зрозумілу платформу як для тренерів, так і для спортсменів – тому в результаті спортзали та власник сервісу збільшили кількість клієнтів та прибуток.

Звісно, розробка індивідуального цифрового продукту зазвичай вимагає фінансових інвестицій, а також часу для аналізу вимог, проєктування, розробки та тестування. Однак якщо для вас важливе широке поле можливостей, то воно того варте. До того ж інвестиції в індивідуальну систему автоматизації швидко окупаються, значно підвищують продуктивність та ефективність бізнесу.

Яку систему автоматизації бізнес-процесів обрати?

Який же підхід кращий? Як врахувати всі нюанси та нічого не випустити з уваги? Щоб вам було легше зробити оптимальний вибір системи автоматизації, ми узагальнили переваги та недоліки кожного з форматів у порівняльну таблицю.  

Характеристика/ Підхід	Готові сервіси	Індивідуальна розробка
Передпроєктне дослідження, вивчення стану бізнесу, аналіз процесів	-	+
Рекомендації та поради щодо побудови бізнес-процесів	-	+
Готові модулі, набори функцій	+	-
Дизайнерські рішення	-	+
Тривалість створення системи	від 1 місяця до нескінченності	8-9 місяців
Відповідність потребам та цілям бізнесу	-/+	+
Можливість кастомізації	-	+
Легка інтеграція з іншими системами компанії	-	+
Задіяність вас у розробці	100%	10%
Залученість проджект-менеджера	-	+
Зручність процесу впровадження	-/+	+
Відповідальність на ІТ-агенції	-	+
Широта можливостей	50%	100%
Легкість та зрозумілість для кінцевого користувача	-/+	+
Швидкість роботи системи	-/+	+
Навчання нових користувачів	-	+
Готовність до масштабування	-	+
Високий рівень безпеки	-/+	+
Оперативність та якість підтримки	-/+	+
Безболісність оновлень	-/+	+
Наступна робота над вдосконаленням, зростанням проєкту та підвищенням прибутковості	-	+
Повний контроль над кінцевим продуктом	-	+
Для кого підійде	маленькі бізнеси, яких влаштовують прості стандартні рішення	проєкти з неординарними ідеями – стартапи, великі та середні компанії, що потребують реалізації складних та унікальних рішень

Зрештою, вибір між створенням індивідуального програмного забезпечення та купівлею сервісу автоматизації залежить від конкретних потреб та мети компанії. Якщо ви розумієте, що недоліки готових продуктів не дозволять досягти ваших бізнес-цілей, то оптимальний варіант – створити власну програму. Вона розв'яже проблеми та автоматизує процеси, потрібні саме вашому бізнесу. 

У сьогоднішній час великих швидкостей конкурентоспроможну позицію на ринку бізнес може втримати, схвалюючи лише неординарні рішення та впроваджуючи найсучасніші технології. Команда фахівців Golden Team пропонує розробку кастомізованих та нестандартних систем автоматизації малого та середнього бізнесу, великих компаній, стартапів. Напишіть нам, ми зв’яжемось з вами і призначимо зручний час для безплатної консультації. Якщо все ж залишились запитання щодо індивідуального підходу – поспілкуємось, розкажете нам про всі свої задачі та потреби, ми запропонуємо рішення, яке підійде саме у вашому випадку для зростання ефективності та розвитку бізнесу.